Workplace from Meta ferme ses portes et désigne Workvivo by Zoom comme partenaire EXCLUSIF pour la migration.
Les communications internes de l’Université de Staffordshire ont atteint l’excellence grâce à Workvivo
Placer Workvivo au cœur de la transformation numérique
79 %
Pourcentage du personnel inscrit sur Workvivo
76 %
Pourcentage du personnel qui accèdent à Workvivo chaque mois
100 %
Pourcentage de réduction du volume des e-mails envoyés à l’ensemble du personnel
Université de premier plan pour les technologies numériques
La communication interne et l'engagement des employés peuvent être difficiles à mettre en place dans n'importe quel secteur, mais cela peut être particulièrement difficile en milieu universitaire.
Les universités emploient généralement des milliers de personnes différentes et leurs employés sont répartis dans des groupes démographiques, des campus et des départements différents. Une personne qui enseigne la chimie organique, par exemple, ne croisera peut-être jamais quelqu'un qui travaille dans le bureau des anciens élèves ou un agent de sécurité.
Cependant, dans le monde d'aujourd'hui, la connexion est l'un des éléments les plus importants de la culture d'entreprise.
L’université britannique de Staffordshire, également appelée The Connected University, emploie 1 700 personnes. En tant qu’université de premier plan dans le domaine des technologies numériques, la recherche de moyens nouveaux et innovants de connecter le personnel était la prochaine étape naturelle du parcours de cette institution.
C’est pourquoi ils ont choisi Workvivo.
Personnes
1 800
Secteur d'activité
Enseignement supérieur
Emplacement
Royaume-Uni
Catégorie
Marché intermédiaire
L'université du Staffordshire avant Workvivo
En tant qu’université progressiste, l'Université de Staffordshire savait que pour améliorer l’expérience et l’engagement de ses employés, elle devait adopter une approche moderne. L'une de ses priorités était de s'éloigner des communications descendantes, un modèle obsolète qui crée des silos de conversation et peut nuire à la motivation des employés.
Instead, Staffordshire wanted its workers to be engaged and actively involved in sharing information. [Embracing open communication] (https://www.workvivo.com/communications/) would pave the way for two-way conversations at the university, better connecting its employees at every level and boosting their engagement.
Lorsque l'Université de Staffordshire était à la recherche d’une solution, le professeur invité Andrew Proctor était responsable des services numériques de l’université. Selon lui, « nous avions tellement de canaux différents et disparates pour les mises à jour, les informations et la communication entre les gens. Il y avait une véritable fragmentation dans ce que nous faisions et nous voulions parvenir à une consolidation avec un canal unique. »
À l'époque, les réunions de direction étaient riches en informations, mais ne montraient pas l'impact du travail réalisé par les employés. Il n'y avait pas de place pour le dialogue entre pairs et de reconnaissance.
Ils ont donc changé les choses : au lieu de cela, les membres de l'équipe s'appuyaient sur des témoignages d'utilisateurs pour démontrer la valeur et l'impact de leur travail, aidant ainsi chacun à comprendre le sens général et l'objectif de ses projets.
Staffordshire nous confie que c’était « quelque chose que nous voulions que Workvivo nous aide à amplifier à tout prix. »
L’adoption d’un mode de communication plus ouvert a transformé l’engagement de nos employés.
Judy O'Brien
Responsable de la communication interne à l’université du Staffordshire
Pourquoi Workvivo ?
En ayant à l'esprit une communication ouverte et la volonté d'avoir un impact, l’équipe de l'université de Staffordshire a vu Workvivo comme une progression naturelle.
L’université est devenue l’un des premiers clients de Workvivo et son tout premier établissement d’enseignement supérieur partenaire.
Qu’est-ce que l'université de Staffordshire attendait de sa plateforme d’expérience des employés ?
UNE APPLI SOCIALE SIMPLE
L'université du Staffordshire était à la recherche d’une solution basée sur une application qui serait intuitive pour ses employés, une solution qui leur permettrait de se connecter facilement et de commencer à publier et à s’engager immédiatement. Elle souhaitait également que ses employés voient sa nouvelle application comme un outil d’entreprise renforçant les liens sociaux plutôt que comme une plateforme sociale de partage comme Facebook.
Pour les environnements traditionnels comme les universités, passer à un intranet social peut sembler audacieux. Avec l’évolution des attentes des employés modernes et l’arrivée des jeunes générations sur le marché du travail, l’université de Staffordshire savait qu’il était essentiel de renforcer ses communications internes.
RECONNAISSANCE ET OBJECTIFS
La reconnaissance était une autre priorité. L'université du Staffordshire voulait donner à son personnel la possibilité de lier ses activités quotidiennes à un objectif global. Celai lui permettrait de présenter beaucoup plus facilement son travail et de recevoir des félicitations en réponse.
Instiller ce sentiment de valorisation et de reconnaissance entre les équipes permet de créer des liens plus forts et plus authentiques entre les employés.
UNE APPLICATION QUI APPARTIENT AUX EMPLOYÉS
L’équipe dirigeante de l’université de Staffordshire souhaitait que les employés s’approprient réellement l’espace. De la même façon, les membres du personnel souhaitaient créer une relation plus proche et plus concrète avec la direction.
Lancement de Workvivo
Pour atteindre un taux d'adoption élevé, il a d'abord fallu présenter l'application aux employés. L’université a lancé une campagne de communication interne expliquant pourquoi elle lançait cette application pour les employés, en mettant l’accent sur ce que cela signifierait en termes d’engagement. Cette campagne a été dirigée par Judy O’Brien, responsable des communications internes à Staffordshire.
Staffordshire a annoncé aux employés que quelque chose d’excitant allait arriver, et après avoir lancé une dynamique, l'université a lancé Workvivo lors d'un événement que la direction a appelé « Appy Friday ».
Les ambassadeurs désignés ont pris le temps de se rendre dans tous les bureaux de l’institution pour aider les utilisateurs à télécharger l’application et s’assurer qu’ils étaient satisfaits. Cela signifie que le personnel a pu commencer à utiliser Workvivo dès le premier jour.
La convivialité était une condition essentielle que l'université de Staffordshire devait remplir pour son application de communication interne et d'expérience des employés. Les différents départements de l'université comptent de nombreuses personnes sur le terrain (installations, sécurité, personnel de nettoyage, universitaires, etc.) qui n'ont pas accès à un ordinateur professionnel. L'utilisation de la technologie mobile était une nécessité.
Dans l’ensemble, l'université du Staffordshire recherchait une solution qui intégrerait de manière transparente tous les éléments utiles d’un outil d’entreprise en ajoutant une composante sociale et un aspect convivial.
Préparer la réussite de Staffordshire
Avec autant d’éléments mobiles dans une université, la mise en œuvre d’une application d’expérience des employés nécessite une planification et une réflexion minutieuses. Qu’a fait l'université du Staffordshire pour parvenir à ses fins ?
Les équipes Communication, Services numériques et RH ont travaillé en partenariat pour mettre en place le système Workvivo pour son personnel. Les services numériques et les RH ont veillé à ce que les informations sur le personnel soient à jour dans le Registre actif (intitulés des poste, service et localisation). L’équipe souhaitait gagner en efficacité et abandonner les listes de distribution d’e-mails, difficiles à tenir à jour et inefficaces. Le fait de disposer d'informations sur l'équipe pour chaque membre du personnel permettrait de segmenter l'audience et de mieux faire passer les messages. À terme, Workvivo avait pour objectif de remplacer complètement tous les e-mails du personnel.
Le pré-lancement d’une banque de contenu avant de dévoiler la plateforme au personnel a remporté la mise. Cela signifiait que l'université du Staffordshire pouvait susciter l’enthousiasme à l’approche de son lancement sans avoir à s'inquiéter d'un manque d'intérêt le jour J. Dès que les employés se sont connectés pour la première fois, ils ont été accueillis par toutes sortes de contenus leur montrant les différentes façons d'interagir avec l’application.
Avant le lancement, l’université de Staffordshire a également choisi un certain nombre de membres de l’équipe pour agir en tant qu’ambassadeurs de Workvivo. Au tout début du déploiement, ils servaient de points de contact et ils ont également permis de créer des ressources utiles, telles que des vidéos sur l’utilisation de la plateforme. En associant cette initiative aux documents de support de Workvivo, l’engagement des employés sur l’application a pu démarrer du bon pied.
Maintenir l'engagement après le lancement
Une fois le lancement passé, il était important pour Judy et l’équipe de poursuivre sur cette lancée. Le personnel a été encouragé à s'impliquer de différentes manières ; il a été invité à participer à des concours, par exemple, et à commenter les publications et à y participer.
Grâce à Workvivo, les premières campagnes d'engagement des employés menées par l'université de Staffordshire ont notamment consisté à leur demander de partager leurs citations préférées à l'occasion de la Journée mondiale du livre et d'organiser une journée de discussions entre collègues sur la manière d'améliorer leurs modes de vie.
En 2020, on a dénombré 765 shout-outs individuelles et d’équipe et 1 296 mises à jour pour l’ensemble de l’organisation.
Tout cela a permis à l’université de Staffordshire d’atteindre son objectif visant à créer de nombreuses connexions sur Workvivo le plus tôt possible. Cela a également aidé l’université à trouver le juste équilibre entre la facilité de recherche d’informations importantes et les échanges entre pairs.
Aujourd'hui, 62 % du personnel accède à Workvivo chaque semaine, et 76 % y reviennent chaque mois.
Staffordshire après Workvivo
« L’adoption d’un mode de communication plus ouvert a transformé l’engagement de nos employés. Les employés ont maintenant voix au chapitre et sont encouragés à l’utiliser pour poser des questions et dire à la direction non seulement ce dont ils ont besoin, mais aussi ce qu’ils veulent.
« On a l'impression que le personnel oriente la culture au lieu de simplement l'accompagner ; ce sont les employés eux-mêmes qui la façonnent et en sont propriétaires. »
Parlant de sa propre expérience, Andrew déclaré : « Workvivo fait partie des cinq principales applications que j'utilise au quotidien. En tant que leader et membre d'une grande communauté universitaire, c'est l'un des principaux moyens pour moi de suivre tout ce qui se passe.
« Et c'est incroyablement important, d'autant plus que nous sommes plus éloignés physiquement les uns des autres qu'auparavant. Cela permet simplement de prendre connaissance de ce que font les gens. »
En mettant en place les bases précédant le lancement de Workvivo, lorsque la pandémie a frappé, la satisfaction des employés à l’égard des communications internes a progressé au lieu de diminuer. 74 % des employés ont déclaré être satisfaits des mises à jour de leurs communications internes concernant la COVID et 78 % ont trouvé que les critiques étaient incroyablement bénéfiques pour remonter le moral de l'équipe.
Domaines que Workvivo a contribué à améliorer
Les employés de Staffordshire sont plus connectés que jamais.
- Les gens se lient les uns aux autres sur des sujets tels que la santé mentale et la durabilité, et les collègues se saluent mutuellement. Au-delà du titre professionnel, les collègues peuvent révéler leur vraie personnalité. Tout cela a donné lieu à des conversations plus significatives, à renforcer les liens entre les employés et à cultiver un sentiment d’appartenance.
- Trouver la bonne personne pour le poste grâce aux organigrammes et aux structures de Workvivo équivaut à réduire le temps de recherche et de mettre des noms sur des visages.
- La communication d'entreprise est également plus facile ; par exemple, les services numériques peuvent être alertés en cas de problèmes liés à Internet via la plateforme.
- « Workvivo était une aubaine lorsque nous sommes passés au télétravail ». Comme tout le monde disposait déjà de Workvivo, les mises à jour officielles ont été plus simples et plus efficaces au moment même où l'espace de travail vivait une révolution.
- La reconnaissance entre pairs est plus forte que jamais et il y a plus de confiance et de transparence entre les membres de l'équipe ; ils ont la confiance nécessaire pour être authentiques et s'engager régulièrement.
- Aujourd’hui, toutes les communications internes de l’université passent par Workvivo. Lors de son lancement, Judy et l’équipe ont vivement encouragé les professeurs à ne plus envoyer d’e-mails à tout le personnel. Au lieu de cela, ils ont montré à leurs collègues les avantages de la rationalisation des communications en choisissant le meilleur canal Workvivo pour le message en question, comme les mises à jour sur le stationnement et les permis, les annonces de rencontres sportives et les événements à venir.
Domaines que Workvivo a contribué à améliorer
Les employés de Staffordshire sont plus connectés que jamais.
- Les gens se lient les uns aux autres sur des sujets tels que la santé mentale et la durabilité, et les collègues se saluent mutuellement. Au-delà du titre professionnel, les collègues peuvent révéler leur vraie personnalité. Tout cela a donné lieu à des conversations plus significatives, à renforcer les liens entre les employés et à cultiver un sentiment d’appartenance.
- Trouver la bonne personne pour le poste grâce aux organigrammes et aux structures de Workvivo équivaut à réduire le temps de recherche et de mettre des noms sur des visages.
- La communication d'entreprise est également plus facile ; par exemple, les services numériques peuvent être alertés en cas de problèmes liés à Internet via la plateforme.
- « Workvivo était une aubaine lorsque nous sommes passés au télétravail ». Comme tout le monde disposait déjà de Workvivo, les mises à jour officielles ont été plus simples et plus efficaces au moment même où l'espace de travail vivait une révolution.
- La reconnaissance entre pairs est plus forte que jamais et il y a plus de confiance et de transparence entre les membres de l'équipe ; ils ont la confiance nécessaire pour être authentiques et s'engager régulièrement.
- Aujourd’hui, toutes les communications internes de l’université passent par Workvivo. Lors de son lancement, Judy et l’équipe ont vivement encouragé les professeurs à ne plus envoyer d’e-mails à tout le personnel. Au lieu de cela, ils ont montré à leurs collègues les avantages de la rationalisation des communications en choisissant le meilleur canal Workvivo pour le message en question, comme les mises à jour sur le stationnement et les permis, les annonces de rencontres sportives et les événements à venir.
L'université connectée
Le partenariat avec Workvivo a permis à l'université du Staffordshire de transformer ses communications internes et la manière d'encourager ses employés à donner le meilleur d'eux-mêmes au travail.
L'application aide l'université du Staffordshire à défendre ses valeurs en tant qu'université connectée au quotidien, en tenant sa promesse de connecter ses étudiants et son personnel les uns aux autres, aux entreprises et à des opportunités de carrière passionnantes.
