Workplace from Meta ferme ses portes et désigne Workvivo by Zoom comme partenaire EXCLUSIF pour la migration.
Keyloop a libéré la puissance des communications ouvertes avec Workvivo
Keyloop est passé à un modèle de communication ouverte avec Workvivo et en a depuis récolté de nombreux bénéfices culturels et financiers.
91 %
Adoption de Workvivo parmi les employés
€70k
Des économies immédiates sur les traductions et les outils d'engagement chaque année
1 jour
Temps gagné par l’équipe de communication chaque semaine
Fournisseur mondial de solutions numériques pour le secteur de la vente au détail d'automobiles
Keyloop est un fournisseur mondial de solutions numériques pour le secteur de la vente au détail automobile. L’entreprise emploie 2 600 personnes réparties entre le siège social basé au Royaume-Uni et ses bureaux basés dans la région Asie-Pacifique, en Espagne, en Italie, en Afrique du Sud, au Moyen-Orient et au Canada.
En tant qu’éditeur de logiciels B2B, Keyloop dispose d’équipes travaillant dans les domaines du support, des produits, de l’ingénierie, du marketing, de la réussite des clients, etc.
Caz Meech, directrice mondiale de la communication interne et de l’engagement des employés chez Keyloop, explique comment la plateforme Workvivo de Keyloop n'a cessé de se renforcer et a transformé la communication au sein de l'entreprise depuis son lancement en février 2022.
Personnes
2 600
Secteur d'activité
Informatique automobile
Emplacement
Mondial (siège social au Royaume-Uni)
Catégorie
Marché intermédiaire
Keyloop avant Workvivo
Avant de s’associer à Workvivo, Keyloop utilisait un certain nombre d’outils pour communiquer et interagir avec son personnel. Mais Caz croit fermement qu'il faut donner la parole à chaque membre d'une entreprise, et elle savait qu'une plateforme conçue pour les communications ouvertes était le meilleur moyen d'y parvenir.
Avec plus de 40 bureaux dans le monde et 26 langues différentes à gérer, les outils historiques de l'entreprise étaient dépassés. Selon elle, ils étaient « complètement statiques ».
Elle a plutôt cherché une alternative dynamique dans laquelle les employés « pouvaient s'engager en personne sans avoir affaire à un système de communication hiérarchique ».
« Je crois fermement que tout le monde peut communiquer et que tout le monde doit communiquer, et nous devons créer une plateforme pour qu'ils se sentent à l'aise pour communiquer. »
Pour adopter ce nouveau mode de communication chez Keyloop, il a fallu faire passer les communications de l'entreprise d'un modèle hiérarchique descendant à un modèle témoignant de l'appréciation des différentes cultures, d'un environnement informel et d'un sentiment d'appartenance. En conservant ces critères à l'esprit, Caz dit que pour elle, « Workvivo était un choix naturel ».
Mise en œuvre et lancement de Workvivo
Pour abandonner ces outils traditionnels, il fallait accepter à leur remplacement. L’équipe informatique de Keyloop, par exemple, avait des inquiétudes au départ à l’idée de tester une autre plateforme. Caz explique : « Ensuite, lorsque nous sommes passés par la phase de mise en œuvre et ils se sont dit : "Ces gars-là nous ont vraiment facilité la tâche."
« Concernant l’ensemble du processus, tous les commentaires étaient très positifs. Ainsi, alors que le service informatique était prudent au départ, le processus d’intégration a été si facile qu’ils ont été parmi les premiers à adopter Workvivo. »
La plateforme Workvivo de Keyloop a été mise en ligne en huit semaines. Mais qu’en est-il du reste des équipes de Keyloop ? Depuis le lancement, près de 2 400 employés de Keyloop (91 %) se sont inscrits sur la plateforme et plus de 80 % du personnel est actif chaque mois.
Caz déclare : « Les gens ont vraiment été convaincus, y compris ceux qui n’ont aucune expérience des réseaux sociaux. Ils ont peut-être eu un peu peur au début, puis ils ont réalisé à quel point cet outil état facile à utiliser ».
Commentant le processus global de mise en œuvre de Workvivo, elle ajoute : « Honnêtement, c'est un réel plaisir de travailler avec vos équipes? J'ai travaillé avec de nombreuses agences externes et, en termes de relations, cela a été de loin ma meilleure expérience avec une agence. »
Même ceux qui n'ont aucune expérience des réseaux sociaux ont été convaincus. Ils ont peut-être eu un peu peur au début, puis ils ont réalisé à quel point cet outil état facile à utiliser.
Caz Meech
Directrice mondiale de la communication interne et de l’engagement des employés chez Keyloop
Des gains de temps et d'argent pour Keyloop
Depuis le lancement de Workvivo, Keyloop a progressivement supprimé ses anciens outils, ce qui lui a permis de réaliser des économies et de gagner en efficacité. Caz estime que l'outil de traduction intégré à la plateforme a permis à lui seul d'économiser environ 20 000 euros, uniquement au cours de ses sept premiers mois d'activité.
Workvivo a également aidé Keyloop à redéfinir son approche en matière de récompenses et de reconnaissance, en remplaçant les anciens outils d’engagement par une approche plus ciblée via Workvivo, ce qui lui a permis d’économiser au total plus de 50 000 € par an.
« Workvivo nous a fait réfléchir à la manière dont nous pouvons mettre en place un programme de récompenses différent », explique Caz. « Nous réfléchissons davantage à la façon dont nous mettons nos collègues en valeur et notre approche est devenue beaucoup plus ciblée. »
En termes de processus de communication, Caz et son équipe ont abandonné l'approche traditionnelle des newsletters, qui leur prenait cinq heures par semaine pour un engagement de la part des employés de Keyloop qui s'avérait insuffisant. Désormais, les actualités du personnel, qu'il s'agisse d'actualités ou de communications essentielles, sont publiées sur Workvivo, et Caz peut voir dans quelle mesure ses collègues interagissent avec ces contenus.
« Nos collègues veulent recevoir les nouvelles en même temps que nous. Si les gens préfèrent une consultation hebdomadaire, il leur suffit de faire défiler la page ou de consulter la section Actualités. En fin de compte, cela nous a permis de fournir une plateforme permettant à nos collaborateurs d'accéder aux informations qu'ils souhaitent, quand ils le souhaitent, plutôt que de remplir leurs boîtes de réception avec des informations qui ne les concernent pas.
« Ce que j'aime beaucoup, c'est l'espace dédié aux réactions sur les articles d'actualité. Un jour, j’ai publié un article d'actualité et en cinq minutes 1 000 personnes ont réagi à l'article. Pour moi, c’était du jamais vu. »
La plateforme Workvivo de Keyloop dispose également d’un espace dédié aux documents internes, tels que les avantages sociaux et les politiques des employés. En les réunissant dans cet espace unique accessible à l'ensemble du personnel de l’entreprise, l’équipe de communication a passé moins de temps à répondre aux demandes RH par e-mail, ce qui lui a permis de gagner au moins quatre heures par semaine.
Au total, Workvivo a permis à l’équipe de communication de Keyloop d’économiser huit ou neuf heures, ce qui correspond à plus d’une journée de travail chaque semaine.
Intégrer Workvivo à la stratégie de communication de Keyloop
Selon M. Caz, Workvivo « se place à l'avant-garde » de la stratégie de communication interne de Keyloop « parce qu’il peut piloter beaucoup de choses ».
« Aujourd’hui, c’est le moteur de nos réunions publiques, de nos mercredis dédiés au bien-être, d’événements internes et hybrides qui font l'objet de publications. Donc, pour moi, Workvivo est le point de départ et tout le reste en découle. »
Une partie de cette stratégie consiste à utiliser Workvivo pour suivre le succès des communications. Les indicateurs de réussite de Caz sont les suivants :
- Workvivo augmente-t-il la participation aux assemblées publiques ?
- Workvivo permet-il d'augmenter le lectorat des actualités et des informations publiées ?
À ce stade, les résultats parlent d'eux-mêmes.
- La participation aux réunions publiques a doublé : « Les gens peuvent voir immédiatement quand se déroule l'événement et ils peuvent y accéder même s'il ne figure pas dans leur agenda. »
- Les articles d'actualités sont passés de 28 % du lectorat total à 50 % dans les cinq premières minutes suivant leur publication.
Workvivo permet également aux employés de Keyloop de se renseigner et de participer à des enquêtes sur l’engagement des employés. Caz et son équipe peuvent les informer quand une enquête est disponible et quand elle se termine.
« La grande réussite de Workvivo, c’est d’avoir augmenté la participation. Il est impossible d'obtenir une image globale sans une plus grande participation. En y parvenant, nous pouvons mieux évaluer le sentiment qui règne au sein de l'entreprise. »
Grâce aux efforts déployés pour améliorer la visibilité de l'expérience des employés sur Workvivo :
- Les scores eNPS de Keyloop ont augmenté de 16 points
- Le score de santé et de bien-être de Keyloop a augmenté de 11 points.
- Le score de promotion de Keyloop est passé de 35 à 43 % en seulement sept mois
Cela a également stimulé l’engagement des employés envers les initiatives de RSE de Keyloop, telles que sa promesse de doubler les dons destinés à des organismes caritatifs. Les employés peuvent partager leurs activités caritatives sur Workvivo et les faire connaître, ce qui permet de générer davantage de dons.
Les fonctionnalités de communication interne que les employés de Keyloop apprécient le plus
Avec Workvivo, Caz peut être assuré que les employés de Keyloop « se sentent à l’aise pour utiliser leur propre langue ». Pour elle, l'outil de traduction intégré à la plateforme était son principal argument de vente. Keyloop utilise cette fonctionnalité de traduction pour traduire automatiquement chaque nouvel article dans 26 langues différentes.
« Une plateforme unifiée que les gens pouvaient utiliser dans le monde entier, c'est ce qui manquait à Keyloop. L'un des principaux obstacles, c'est que nous sommes passés de sièges sociaux régionaux à des sièges sociaux opérationnels basés au Royaume-Uni. Il y avait une énorme barrière linguistique et Workvivo a résolu ce problème. Grâce à la fonction de traduction, nous pouvons désormais les contacter dans leur propre langue.
Les fonctionnalités de communication interne que les employés de Keyloop apprécient le plus
Avec Workvivo, Caz peut être assuré que les employés de Keyloop « se sentent à l’aise pour utiliser leur propre langue ». Pour elle, l'outil de traduction intégré à la plateforme était son principal argument de vente. Keyloop utilise cette fonctionnalité de traduction pour traduire automatiquement chaque nouvel article dans 26 langues différentes.
« Une plateforme unifiée que les gens pouvaient utiliser dans le monde entier, c'est ce qui manquait à Keyloop. L'un des principaux obstacles, c'est que nous sommes passés de sièges sociaux régionaux à des sièges sociaux opérationnels basés au Royaume-Uni. Il y avait une énorme barrière linguistique et Workvivo a résolu ce problème. Grâce à la fonction de traduction, nous pouvons désormais les contacter dans leur propre langue.
Déverrouiller les communications ouvertes chez Keyloop
Tom Kilroy, PDG de Keyloop, pense que Workvivo a joué un rôle clé dans les changements positifs que l'entreprise a connus en matière de communication et de culture.
« Workvivo a joué un rôle déterminant dans le développement de la culture d'entreprise de Keyloop, dit-il. C'est un outil vivant, dynamique, et qui permet à notre personnel d'accéder aux actualités, aux mises à jour et même aux événements en temps réel.
« Elle permet à nos employés d’être vraiment eux-mêmes et de partager ce qui est important pour eux. Beaucoup de promesses sont faites autour de ces systèmes, mais nous avons constaté que Workvivo se distingue par son intégration simple et une large adoption par nos employés. »
