Workplace from Meta ferme ses portes et désigne Workvivo by Zoom comme partenaire EXCLUSIF pour la migration.
Comment le taux de rétention des employés de CluneTech a bondi de 30 % grâce à Workvivo
CluneTech a transformé sa culture et a évolué d’une manière que personne n’aurait cru possible.
30 %
Augmentation de la rétention des employés
336 %
Augmentation des taux de recommandation des employés
91 %
Nouveaux arrivants qui ont déclaré avoir été bien accueillis
Des solutions de pointe qui simplifient l'activité mondiale
CluneTech est une suite d’entreprises fournissant des solutions de pointe qui simplifient le commerce mondial. Leur technologie rationalise les processus commerciaux tels que les ventes numériques, les services de paie à internationaux, la conformité fiscale, la TVA mondiale et les paiements transfrontaliers, ce qui simplifie les activités de leurs clients du monde entier.
Avant de choisir Workvivo, la culture d’entreprise de CluneTech était très différente de ce qu’elle est aujourd’hui. Le fait d’être répartis dans huit entreprises différentes dans 30 pays offrait peu d’opportunités aux employés d’être en contact, et l’intranet vieillissant ne facilitait pas les choses. Les collaborateurs n’étaient pas en mesure de célébrer les réalisations, de se connecter aux valeurs de leur entreprise et simplement d’apprendre à se connaître. De ce fait, l’expérience et l’engagement des employés n’étaient pas à la hauteur.
En décembre 2019, CluneTech a officiellement choisi Workvivo pour améliorer l'engagement de ses quelque 1 500 employés.
Rachael Quinlan, responsable de l'expérience des employés de l'entreprise, explique comment le parcours avec Workvivo a contribué à renforcer la culture de l'entreprise et à fédérer ses équipes, réparties dans huit entreprises et dans 30 pays, pendant la pandémie de COVID et au-delà.
Personnes
1 500
Secteur d'activité
Développement de logiciels
Emplacement
Mondial (siège social en Irlande)
Catégorie
Marché intermédiaire
Workvivo a transformé notre culture #OneTeam. À une époque où celle-ci était véritablement mise à l’épreuve, cela nous a permis d’évoluer d’une manière que nous n’aurions pas pu envisager !
Rachel Quinlan
Responsable de l’expérience employé chez CluneTech
La rétention des employés a augmenté de 30 %
Avec Workvivo à ses côtés, CluneTech a fait d’énormes progrès dans la connexion de ses employés. « Dans le travail à distance, nous parlons tous de connexion humaine, et pour nous, cela a été le principal axe d'amélioration.
Workvivo ne contribue pas seulement à entretenir notre culture, cela l’a améliorée et l’a propulsée à un niveau que nous n’aurions certainement jamais atteint sans la pandémie et sans Workvivo.
Et tout cela est renforcé par de forts taux de rétention et de recommandation, ce qui, selon Rachael, n’aurait pas été possible sans Workvivo. Les taux de départ sont passés de 14 % en 2019 à 10 % en 2021, soit une amélioration de près de 30 % malgré une augmentation de 16 % des effectifs de CluneTech.
C’est une énorme réussite à une époque où les entreprises du monde entier sont confrontées à une attrition massive et à la Grande démission, qui pourrait voir 60 % des personnes quitter leur emploi cette année.
Grâce à Workvivo, le taux de recommandation des employés de CluneTech a grimpé en flèche avec une hausse de 336 %
Les recommandations émises par les employés permettent à l’entreprise de gagner du temps et de l’argent en matière de recrutement et d'améliorer considérablement la qualité des nouvelles recrues. C’est un moyen infaillible d'accéder aux meilleurs profils, qui prouve également que vos employés aiment suffisamment leur entreprise pour recommander quelqu'un de leur entourage.
« Nous avons clairement constaté une augmentation positive du nombre de recommandations de nos employés depuis la mise en œuvre de Workvivo », déclare Rachael. « Nos taux de recommandations ont plus que quadruplé, passant de 47 en 2020 à 205 en 2021 ! » Cette hausse représente une hausse de 336 % depuis l'intégration de Workvivo, un avantage qui a permis à l'entreprise d'économiser des centaines de milliers d'euros en frais de recrutement.
En plus de promouvoir régulièrement notre programme de parrainage par l’intermédiaire de Workvivo, nous avons également une section d’information facile d’accès dans notre espace Avantages sociaux.
Au cours de ce que Rachael a décrit comme le « grand changement culturel » lié à l'adaptation au télétravail, son équipe a réussi à préserver « le moral et la culture #OneTeam » de CluneTech.
Workvivo a joué un grand rôle.
Statistiques sur le lieu de travail idéal de Clunetech en 2022
Découvrez comment CluneTech a eu un retour sur investissement direct grâce à Workvivo
91 %
Les nouveaux arrivants se sentent les bienvenus
90 %
Lieu de travail convivial
83 %
Fierté des réalisations de l'entreprise
84 %
Les gens sont plus solidaires
Le parcours de CluneTech pour connecter les personnes au sein et entre les entreprises
Comme la plupart des organisations, CluneTech a été contrainte d’adopter le travail à distance lorsque la pandémie a frappé. Ses employés, répartis dans 35 bureaux et dans 30 différents pays, ont soudainement dû quitter leur lieu d'activité pour travailler entièrement à distance.
Même avant la pandémie de COVID, la dispersion géographique propre à l’entreprise ne laissait pas beaucoup d’occasions à ses employés de se connecter. Les silos constituaient un obstacle majeur et l'intranet de CluneTech créé en interne, que Rachael compare à une « annonce affichée dans un supermarché local » n'arrangeait pas les choses.
« Notre approche de l'engagement, des communications et de l'expérience globale des employés était assez dépassée, un paradoxe pour une entreprise technologique », explique Rachael. « Tout le monde était sur place et l’approche globale était entièrement localisée. »
L’ancien intranet de CluneTech recevait en moyenne entre 12et 15 000 visites uniques chaque mois avec 2,7 pages par visite. Cela posait un certain nombre de problèmes, notamment parce qu'au lieu d'avoir un espace social permettant aux employés de se contacter et de s'engager de manière significative, on avait d'un système transactionnel complètement obsolète inadapté au monde professionnel moderne.
« Il est important de noter que notre intranet précédent ne comportait aucun espace de collaboration, nous dit Rachael. Il n'y avait pas de flux d'activité et les employés ne pouvaient pas publier ou partager des mises à jour. C'est pourquoi quasiment toutes les visites concernaient une tâche spécifique. Par exemple, un employé était là pour rechercher une certaine politique ou répondre à un événement. »
Moins de stress pour les développeurs et le service informatique
L'entreprise a également beaucoup compté sur ses développeurs pour mettre à jour son intranet. Un développeur consacrait jusqu'à 6 à 8 % de son temps à sa maintenance.
« De plus, avec Kristina, qui s'occupe également de la communication interne et de l'engagement, nous devions travailler avec notre équipe de design pour créer les graphismes que nos développeurs devaient ensuite mettre en ligne », explique-t-elle. « Si l'on considère le temps, les ressources et le personnel nécessaires à la maintenance du site, il s'agissait d'un actif incroyablement coûteux qui n'apportait que très peu de valeur à notre personnel. »
CluneTech souhaitait offrir une nouvelle expérience à ses employés qui leur offrirait tout ce que leur ancien intranet ne proposait pas. L'équipe de Rachael a eu envie d'envisager une application dédiée à l'expérience des employés qui répondrait aux besoins spécifiques de CluneTech, par exemple en connectant chacune de ses marques sur la même plateforme.
Rachael savait que les entreprises de CluneTech avaient besoin d'une solution axée sur la culture et les communications ouvertes, plutôt que sur les ressources et la productivité. Se concentrer sur l’expérience des employés avant tout contribuerait à impliquer les gens partout dans le monde et finalement à promouvoir la productivité et l’impact.
Des options de communication générales étaient mises à la disposition des employés, mais il était difficile pour CluneTech de trouver une application qui favoriserait précisément la communication d’entreprise à entreprise.
La personnalisation était également un élément important pour son équipe. « Nous savions dès le départ que les suggestions et les commentaires que nous avions adressés à Workvivo dès le premier jour étaient pris en compte, et nous avons pu le constater dans les mises à jour des produits, ce qui en soi est inestimable », a-t-elle déclaré.
« Être administrateur sur Workvivo nous donne un contrôle total sur les modifications et les mises à jour de notre plateforme. Des tâches telles que la modification de la bannière principale du flux d'activité ou la mise à jour de documents ou de politiques peuvent désormais être effectuées en quelques secondes et surtout, par une seule personne ! De ce point de vue, Workvivo nous a permis de gagner beaucoup de temps et de nous concentrer sur des activités à plus fort impact.
Célébrer avec style dans un monde de travail virtuel
Les aspirations de CluneTech à favoriser une culture interentreprises parmi ses marques se sont véritablement concrétisées lorsqu'ils ont utilisé Workvivo dans le cadre de leur fête de Noël multiplateforme virtuelle en décembre 2020. L'entreprise, qui gère de nombreux sites, n'avait jamais été en mesure d'organiser de fête de Noël réunissant l'ensemble de son personnel. Mais organiser des événements marquants pour permettre aux employés de se détendre, de tisser des liens et souligner leurs réussites est un élément essentiel de toute expérience employé réussie.
Grâce à Workvivo, CluneTech peut désormais inviter chaque employé à se joindre à la célébration sans avoir à se soucier de la logistique d’un événement en personne.
À l'approche de la fête, un employé de CluneTech a publié une vidéo sur Workvivo montrant aux autres membres de l'entreprise comment construire leur propre étoile Waldorf. Les collègues ont été nombreux à répondre en publiant leurs propres étoiles.
La campagne a connu un tel succès que l’étoile Waldorf a été utilisée comme thème de la fête de Noël. « C'était la première fois que tout le monde pouvait y assister et les gens écoutaient la diffusion en direct depuis leur bureau chez eux, avec les enfants sur les genoux », explique Rachael.
Pour une société faîtière comme CluneTech, essayer de lancer de nouvelles initiatives réunissant différentes équipes sur différents sites peut comporter un risque financier. « Workvivo permet de tester facilement ce genre de choses et d’avoir des conversations constructives à ce sujet », ajoute Rachael.
« Cela élimine le risque d'investir beaucoup de temps et d'argent dans quelque chose de similaire, tout en ayant un outil à fort impact et facile à analyser. »
L’utilisation d’une plateforme d’expérience pour les employés permettant de donner vie à de tels concepts créatifs pour leurs différentes entreprises est un élément que CluneTech juge inestimable.
« Lorsqu'il a fallu travailler à domicile en raison de la pandémie de COVID, le fait d’avoir Workvivo n’a pas seulement maintenu notre culture, elle l’a renforcée. »
Workvivo nous permet de formuler, de concevoir et d'exécuter toutes nos idées, même les plus originales.
Rachel Quinlan
Responsable de l’expérience employé chez CluneTech
Créer un impact culturel, à l’intérieur comme à l’extérieur
Investir dans la culture de votre entreprise est essentiel pour fidéliser le personnel, mais la promouvoir à l'extérieur de l'entreprise est essentiel pour recruter les bons profils. Obtenir le statut d'entreprise où il fait bon travailler est un moyen infaillible d'attirer de nouvelles recrues et Rachael souligne le rôle décisif joué par Workvivo dans l'obtention de cette récompense par CluneTech.
Pour déposer sa candidature, l'équipe de Rachael a utilisé Workvivo pour démontrer leur culture d'entreprise dynamique. La plateforme a permis de capturer l’esprit de CluneTech à travers des photos, des groupes, des shout-outs, des événements, etc.
« Aujourd’hui, la plupart de nos documents d’audit culturel sont essentiellement des captures d’écran et des images de nos réalisations », explique Rachael. « D’un point de vue externe, c’est vraiment idéal de pouvoir montrer ce que l’on fait sans avoir à rédiger de longs rapports d’information. »
Avec Workvivo à portée de main, CluneTech a dépassé plusieurs références de son secteur en matière de culture d’entreprise. Le processus d'évaluation Great Place to Work (lieu de travail idéal) examine dans quelle mesure une entreprise est accueillante pour les nouveaux arrivants et dans quelle mesure elle est conviviale, si ses employés sont fiers de ses réalisations et dans quelle mesure ils se soucient les uns des autres.
Le partenariat de CluneTech avec Workvivo lui a permis de dépasser les moyennes du secteur pour chacun de ces critères.
Tirer le meilleur parti de votre application d’expérience des employés
Rachael a donné quelques conseils aux entreprises qui envisagent de mettre en place une plateforme centrée sur les employés. Les points clés ? Restez dans la simplicité, trouvez un partenaire qui partage votre vision, recherchez une équipe qui puisse devenir « une extension » de la vôtre et, surtout, amusez-vous.
Workvivo lui a montré que même de petites actions peuvent en dire long et avoir un impact positif et durable sur l’authenticité.
Individuellement, selon elle, ce type d'initiatives ne suffisent pas « à inciter quelqu'un à rester dans une entreprise », mais « dans le cadre d'une vision plus globale, elles peuvent avoir un réel impact » sur les employés présents et ceux qui seront recrutés plus tard.
Par exemple, Workvivo a aidé les cadres supérieurs de CluneTech, y compris les PDG, à se sentir à l'aise pour avoir des conversations plus personnelles et plus significatives avec leurs équipes, qu'il s'agisse de discuter de leur livre préféré ou de donner des conseils aux plus jeunes.
Les enregistrements de ces conversations ont formé une série de vidéos « Meet the CEO » chez CluneTech. C'est « quelque chose que nous avons pu partager non seulement avec les personnes qui ont rejoint l'entreprise pendant la période de COVID », déclare Rachael, « mais aussi via Workvivo Spaces ». En fait, elles font désormais partie du processus officiel d’intégration du nouveau personnel de CluneTech.
« Lorsque vous publiez quelque chose sur Workvivo, il est là pour toujours et vous pouvez le retrouver facilement », explique-t-elle. « Le fait de pouvoir le réutiliser crée de la valeur. Votre document ne se perd pas dans les méandres de l'administration.
« Lorsque vous commencez un nouvel emploi, vous recevez votre e-mail et votre identifiant, mais il est vraiment important de pouvoir découvrir le contexte.
« Workvivo ne vise pas seulement à préserver notre culture, il nous a permis de la faire évoluer. »
