Workplace from Meta ferme ses portes et désigne Workvivo by Zoom comme partenaire EXCLUSIF pour la migration.
Associa a constaté un niveau d’engagement « incroyable » de ses employés avec Workvivo
Connecter chaque employé de la plus grande société de gestion d’association de propriétaires d’Amérique comme jamais auparavant
71 %
des employés actifs sur Workvivo
74 %
Utilisent Workvivo tous les mois
14
Des semaines entre le coup d'envoi et le lancement
Associa est la plus grande société de gestion d'associations de propriétaires (HOA) des États-Unis, spécialisée dans la gestion immobilière et la gestion communautaire à l'échelle nationale. Elle propose une gamme complète de services de gestion, de maintenance et immobiliers pour la plupart des communautés.
Cette étude de cas spéciale a été entièrement rédigée par notre cliente, Sarah Clausen, directrice des communications d’entreprise chez Associa.
C'est à toi, Sarah !
Personnes
8 000
Secteur d'activité
Immobilier
Emplacement
Amérique du Nord (siège au Texas)
Catégorie
Entreprise
Mon travail consiste à gérer l'expérience des employés et Workvivo rend ce travail beaucoup plus facile
Sarah Clausen
Responsable de la communication d'entreprise
Le défi
« Il y avait un véritable décalage au sein de notre organisation. Nous sommes une organisation qui fait de nombreuses acquisitions. Chaque fois que nous acquérons une nouvelle entreprise, celle-ci dispose de nouvelles adresses e-mail et d'un nouveau système RH. Face au nombre grandissant d'entreprises, la communication est de plus en plus compliquée. Il s'agissait donc de communiquer avec tous les employés, et pas seulement avec ceux qui font partie de notre système RH.
« Notre intranet était très statique. C’était un programme très ancien. Vous ne pouviez pas faire de recherches et c’était frustrant pour nos employés. Nous recherchions un nouveau fournisseur intranet, mais offrant une nouvelle façon de communiquer les uns avec les autres.
« J’ai passé au crible différents fournisseurs pendant de nombreuses années, et Workvivo arrive en tête pour de nombreuses raisons. Il y a la plateforme elle-même, la possibilité d’en faire ce que nous voulons, et puis il y a les collaborateurs de Workvivo, qui ont été d’une grande aide, et ce, dès le premier jour.
« Nous avions des effectifs disséminés avec lesquels nous ne parvenions pas forcément à communiquer. Ce n'est plus le cas. Tout le monde est sensibilisé à la culture des employés et de l'entreprise, se sent connecté et fait partie intégrante de l'entreprise. »
La solution
« Il y avait beaucoup de choses à régler. L'une des préoccupations était que nous avons des employés dont les noms proviennent de domaines différents et qui utilisent l'adresse e-mail comme source de vérité.
« C’était vraiment un travail de collaboration entre l’équipe Workvivo et mon équipe pour parvenir à une solution. C'était intimidant au début, mais une fois que j'ai réalisé que l'équipe de Workvivo était là pour m'aider et avait les réponses à mes questions, ça a été un plaisir.
« Il nous a fallu 14 semaines pour le lancer, en prenant en compte le transfert de l’ensemble de notre intranet et je parle de milliers de documents et de pages ! Aujourd'hui, nous sommes quatre mois après le lancement et je continue de vérifier les pages et de les améliorer un peu chaque jour parce que nous avons dû nous activer pour terminer le transfert. Et c’est la grande vertu de Workvivo. Si je veux faire un changement, je peux le faire tout de suite. Je n'ai pas besoin d'attendre.
« Notre ancien intranet était codé, donc si je voulais changer, je devais appeler mon employé et il devait littéralement écrire le code. Avec Workvivo, nous pouvons faire ce que nous voulons. Nous sommes là seulement depuis quatre mois et j'ai déjà apporté plusieurs changements en fonction des commentaires des employés et de ce qui est important pour eux. »
Le résultat
« L'engagement des employés a été incroyable. Quand on crée ce type de projet, on peut avoir la crainte que les gens se comporteront mal ou écriront des commentaires grossiers ou de genre de choses. C'est tout le contraire qui s'est produit. Nous n'avons jamais eu à signaler une publication ou un commentaire. Les personnes sont ravies de dialoguer les unes avec les autres, de partager leurs histoires, de suivre ce qui se passe au sein de l'entreprise, de voir nos dirigeants sous un nouveau jour, de les rencontrer en leur racontant leur histoire.
« Les retours et le taux d’adoption ont été tout simplement exceptionnels. Nous ne sommes pas encore à 100 %, mais nous sommes sur la bonne voie. Et les gens qui sont là sont vraiment là et encouragent leurs équipes à participer.
« Je constate que les gens apprécient de pouvoir trouver les choses facilement. Ils peuvent effectuer des recherches sur l’intranet, ce que nous n’avions pas auparavant. Des fonctions aussi simples permettent de réduire le temps de recherche nécessaire pour un fichier en particulier. Le temps de le chercher... C'est fait, ils l'ont trouvé ! Avant cela, il aurait fallu parcourir notre ancien intranet page à page.
« Ainsi, en termes de productivité, je sais que cela va tout changer. Désormais, en termes d'engagement des employés, qui vont comprendre pleinement pour qui ils travaillent, notre culture d'entreprise, nos valeurs, ce que nous défendons, tout cela apparaît sous leurs yeux au quotidien. Et les informations ne passent plus par des e-mails, on a ce magnifique site où les gens peuvent partager des photos et des expériences.
« Chaque fois que je me connecte, cela me donne de l'énergie et j’ai le sentiment d'apprécier ce que je fais. Mon travail consiste à gérer l'expérience des employés et Workvivo rend ce travail beaucoup plus facile. »
« Les retours ont été extraordinaires. Les employés adorent vraiment cette nouvelle façon de communiquer, de se sentir intégrés à l'entreprise et d'avoir le sentiment que ce qu'ils font au quotidien est important. »
Fonctionnalité préférée : Tout !
« Il n'y a pas nécessairement une fonctionnalité préférée, juste l'ensemble de la plateforme en général : la facilité d'accès à l'intranet, la recherche de contenu, les connexions, la possibilité de se connecter et de poser des questions à un employé. Si je travaille au Texas, je peux parler à un employé de New York, du Canada ou du Mexique.
« C’est la capacité à se connecter et à partager des idées, et à se rappeler que même si nous sommes dispersés, nous faisons tous partie de la même équipe. »
« Et si j’ignore comment accomplir une tâche, je vous garantis qu’au moins une personne dans l’entreprise sait le faire. Je peux désormais envoyer un message, par exemple : « Est-ce que quelqu’un sait comment faire ça ? » et les gens commentent.
« Il y a aussi les messages de reconnaissance et les shout-outs qui, nous le voyons, ont un fort impact. Recevoir un shout-out de la part du PDG de votre entreprise c’est un véritable événement et c’est certainement la clé de l’expérience des employés. »
Campagnes internes :
« Cinq questions avec… » et « Workvivo à votre service »
« L’un des projets que nous avons lancés était " Cinq questions avec… ". Il s'agit d'une série de vidéos dans laquelle l'un de nos dirigeants interviewe un membre de l'entreprise. Cela a commencé avec le PDG, mais cela va également inclure des entretiens avec les employés de première ligne. Le principe est de poser quatre questions qui sont un peu plus liées à l’entreprise (comment nous nous en sortons, l’évolution de carrière, des choses comme ça) et la dernière est une question plus originale. Par exemple, on a demandé à notre PDG : « Qu’est-ce que les gens seraient surpris d’apprendre sur vous ? » et il a répondu : « Je possède un troupeau de vaches de race Texas Longhorn ».
« Et donc aujourd’hui, nous avons des photos de lui avec ses vaches Longhorn. De petites choses comme celles-là vous aident à mieux connaître la personnalité de vos dirigeants.
« Une autre chose que j’ai développée est la campagne Make Workvivo Work for You (Workvivo à votre service). Chaque fois que les employés voient une publication avec cette bannière, ils savent qu’ils y trouveront un conseil, une astuce ou quelque chose qui les aidera à personnaliser Workvivo en fonction de leurs besoins. »
Pourquoi Workvivo ?
« Si vous voulez vous concentrer sur l’expérience de vos employés et leur offrir un espace où ils peuvent se connecter et se sentir intégrés à l’entreprise, mais aussi les aider à comprendre leur rôle dans l’entreprise, optez pour Workvivo. Workvivo est un espace commun. Il vous aide à partager vos histoires, à vous connecter, à collaborer et à rassembler tout le monde comme jamais auparavant.
« L'équipe de Workvivo est la plus étonnante et la plus incroyable avec laquelle j'ai jamais travaillé. Je n'ai jamais rencontré d'équipe qui réponde aussi vite. Et non seulement ils répondent vite, mais ils agissent aussi très rapidement. Il y a quelques semaines à peine, j’ai demandé si nous pouvions avoir une fonction de recherche pour les employés non activés, et en moins d’une heure, ils l’ont ajoutée.
« Ils sont à nos côtés à chaque étape du processus. Vous ne vous sentirez jamais perdu, confus ou accablé parce qu'ils sont avec vous. Dès la signature du contrat, ils sont à vos côtés au quotidien. Et je ne parle pas seulement du représentant Workvivo, c’est toute une équipe qui se mobilise. Vous disposez d'une équipe complète prête à vous aider. »
